Como proceder no caso de extravio ou perda de livros, documentos fiscais e estoque? | Blog

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Como proceder no caso de extravio ou perda de livros, documentos fiscais e estoque?

por peterson • 27/07/2015 • 09:25

Diante dos desastres naturais ocorridos nos últimos meses em Santa Catarina, o Sescon/SC tem procurado fazer a parte que lhe compete solicitando imediatamente, junto com as demais entidades do Estado, as prorrogações de obrigações e tributos estaduais e federais.

Mas existe ainda uma situação que tem deixado os empresários bastante aflitos que é a perda de informações e documentos.

Pensando nisso o Sescon/SC, através da Consultoria Informe Lex, providenciou uma matéria para orientar o contador quanto aos procedimentos a serem adotados.

Veja abaixo:

1 – Extravio de livros/documentos – procedimentos

Conservação de livros

Inicialmente, o Regulamento do Imposto de Renda dispõe que o contribuinte é obrigado a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.

1. Extravio, deterioração ou destruição de livros/documentos

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, o contribuinte deverá publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) de sua jurisdição.

Ainda, importante esclarecer que a regularização de novos livros ou fichas só poderá ser providenciada depois de observado todos os procedimentos acima.

2. Dever de reconstituição da escrituração

A adoção dos procedimentos para comunicação de extravio de livros e documentos relativos à escrituração da pessoa jurídica deve ser seguida de reconstituição do acervo da sua contabilidade comercial e fiscal. Eventual perda não exclui o contribuinte do seu dever acessório de reunir, guardar em boa ordem e manter à disposição do Fisco os documentos que dão respaldo à apuração do imposto devido, nem tampouco pressupõe homologação dos valores informados em DIPJ. (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais – CARF – 1ª. Seção – 3ª. Turma da 1ª. Câmara / ACÓRDÃO 1103-00.234 em 05.07.2010. Publicado no DOU em: 14.02.2011.).

Importante salientar que nos casos da alegação de destruição de livros e documentos em escritório de contabilidade, por motivo de “enchente”, o fisco poderá exigir dupla comprovação: primeiro, com a efetiva entrega ao escritório dos livros; segundo, com a efetiva danificação do documentário fiscal.

Fundamento legal: art. 264 do RIR/99.

2 – Extravio, Perda, Furto ou Roubo de Livros e Documentos Fiscais.

Sempre que forem extraviados, perdidos, furtados, roubados ou, por qualquer forma, danificados ou destruídos livros fiscais, documentos fiscais ou ECF, o contribuinte ou responsável deverá:

1 – dentro de 48 (quarenta e oito) horas da ocorrência, comunicar o fato, por escrito, à Gerência Regional a que jurisdicionado, juntando Laudo Pericial fornecido pela Polícia Civil, Corpo de Bombeiros ou órgão da Defesa Civil, relativo ao ocorrido, e discriminar as espécies e números de ordem dos livros e documentos fiscais, se em branco ou total ou parcialmente utilizados, os períodos a que se referirem, bem como o montante, mesmo aproximado, das operações e prestações cujo imposto ainda não tiver sido pago, e, se for o caso, marca, modelo, versão do “Software” Básico e número de fabricação do ECF;

2 – publicar o ocorrido, no prazo de 3 (três) dias de sua ocorrência:

a) tratando-se de documentos fiscais, via Internet, na página oficial da Secretaria de Estado da Fazenda (www.sef.sc.gov.br), mediante utilização de aplicativo específico;

b) nas demais hipóteses, no Diário Oficial do Estado e em 2 (dois) jornais de grande circulação na região e no Estado, devendo a comprovação da publicação ser entregue à Gerência Regional, em até 15 (quinze) dias, para juntada à comunicação prevista acima.

A publicação deverá conter, no mínimo, as seguintes informações, conforme o caso:

a) modelo, série, subsérie e números dos respectivos livros e documentos fiscais;

b) marca, modelo, versão do “software” básico e número de fabricação do ECF.

3 – providenciar, no prazo de 30 (trinta) dias, a reconstituição da escrita fiscal, em novos livros regularmente autenticados, bem como, se for o caso, a impressão de novos documentos fiscais, obedecida a seqüência da numeração, como se utilizados os livros e documentos fiscais perdidos.

Fundamento legal:

Anexo 5, art. 181 do RICMS/SC.

3 – Quebras ou perdas de estoque nos casos de incêndios, inundações ou outros eventos semelhantes

A legislação do Imposto de Renda (art. 291 do RIR/99), disciplina que integrará também o custo de produção, as quebras ou perdas de estoque ocorridas na atividade.

Neste sentido, integrará o custo o valor das quebras ou perdas de estoque pela ocorrência de riscos não cobertos por seguros, desde que comprovadas por certificado de autoridade competente, nos casos de incêndios, inundações ou outros eventos semelhantes.

Importante ressaltar que a comprovação deverá ser feita por certificado de autoridade competente, contudo, não se exige a identificação e a quantificação dos bens inutilizados, que, nesta situação, poderão ser impossíveis.

Assim sendo, entende-se que o certificado da autoridade competente que ateste a ocorrência do evento danoso, é suficiente para legitimar a dedução do custo dos bens efetivamente perdidos, desde que não haja cobertura de seguro.

Contudo, o fisco ainda poderá exigir para que o contribuinte de alguma forma comprove que a empresa detinha, no local do evento, os bens relacionados como perdidos e o respectivo custo.

No aspecto contábil, caso os estoques não sejam cobertos por seguros, podem ser contabilizados como “custo” (Despesas com quebras/perdas – Resultado) e a contrapartida, a conta específica do Estoque (Ativo Circulante).

Fonte: Equipe Técnica Informe Lex

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