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Entenda como reduzir a burocracia da sua empresa

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Como reduzir a burocracia da empresaPilhas e mais pilhas de papéis, inúmeros passos para realizar determinadas atividades, reuniões intermináveis e mal planejadas, falta de boas estratégias de logística: muitas vezes, o excesso de burocracia nas empresas ocorre pela má gestão dos processos, prejudicando a produtividade do negócio.

Se esse é o seu caso, fique tranquilo: existem algumas ações que podem ser tomadas para otimizar esses processos burocráticos. No post de hoje, reunimos algumas dicas que ajudarão sua empresa a se tornar mais produtiva. Confira!

Menos níveis de aprovação

Quando uma decisão precisa passar por sete gerentes para ser aprovada, a burocracia toma conta e o atendimento ao cliente é penalizado. Muitos processos podem retardar uma empresa ao ponto dos clientes e fornecedores começarem a notar, gerando reclamações e cancelamentos. Uma falta de conexão na cadeia de comando pode causar sérios erros e gerar prejuízos.

Em vez de lotar a empresa de decisões que passam por várias aprovações, delegue tarefas para pessoas de confiança. Elas serão responsáveis pela aprovação de itens de determinados setores, gerando mais autonomia e eficiência na execução dos processos.

Se um supervisor precisa aprovar tarefas, por exemplo, busque automatizar o processo para que o gerente seja alertado quando chegar uma solicitação de aprovação. Caso esse gerente não faça a aprovação dentro de um prazo definido, verifique se o sistema está configurado para escalar a aprovação de alguém imediatamente acima.

Reuniões menores e mais produtivas

Sua empresa realiza reuniões periódicas, mesmo sem a necessidade de passar informações ou resolver alguma pendência? Se assim for, cancele essas reuniões e faça um esforço para marcá-las somente se houver alguma razão pertinente.

Os empregados geralmente expressam frustração com reuniões intermináveis e improdutivas. Por isso, é importante encontrar uma forma alternativa e mais eficiente de reunir a equipe para tratar de assuntos realmente necessários.

Chega de reuniões onde as pessoas ficam deitadas sobre o computador, ninguém sabe quem está conduzindo e todos sempre perdem muito tempo. Quando houver uma, todo mundo deve saber propósito da reunião, as responsabilidades que você tem, as decisões a serem tomadas e tudo precisa ser documentado.

Melhor gestão de frete

Um setor muito importante dentro da empresa e que pode impactar todo o restante é a logística. Algumas estratégias como agrupamento de entregas por região, agregação de embarque de várias ordens de serviço e estabelecimento de rotas com múltiplas paradas podem ajudar na maximização da capacidade dos veículos disponíveis ou melhorar a utilização de recursos.

Um bom gerenciamento de transportes, remessas e recebimentos otimiza o serviço prestado aos seus clientes e reduz os custosglobais de frete.

Mais ferramentas de colaboração

A boa comunicação dentro da empresa é importante para eliminar a burocracia. Quando os funcionários realmente se comunicam uns com os outros regularmente, mal-entendidos são evitados e problemas são resolvidos com mais eficiência.

Uma maneira de utilizar a tecnologia para manter os canais de comunicação abertos é através das ferramentas de colaboração. Também chamadas de intranets, muitas dessas ferramentas são criadas com aparência igual a das mídias sociais.

Assim, todos os funcionários sentem-se mais familiarizados com o sistema e permanecem atualizados sobre o andamento de projetos, podendo compartilhar documentos e sendo avisados a respeito de reuniões.

Como você viu, a burocracia nas empresas pode impedi-las de crescer ou mesmo afundá-las totalmente, pois o desperdício de tempo é um grande entrave para a produtividade. Concentre-se em conduzir as estratégias apresentadas aqui e elimine os obstáculos para otimizar os processos da empresa: seus funcionários e clientes irão agradecer!

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