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Principais cuidados no recebimento de mercadorias

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Cuidados no recebimento de mercadoriasO recebimento de mercadorias na sua empresa tem um procedimento definido para gerar resultado e atender às exigências do fisco? Se essas atividades ainda estão desorganizadas, é bom ficar atento. A administração incorreta é sinônimo de problemas e pode gerar muitos prejuízos para o negócio.

Para ter tudo em ordem, é preciso de atenção constante. Confira alguns cuidados importantes nesse tipo de procedimento e elimine suas dúvidas:

Estabeleça procedimentos

Com o advento da NF-e o processo de recebimento deve iniciar no ato da emissão da nota, assim que o documento é recebido ou capturado eletronicamente. O ideal é, logo após a emissão, fazer as conferências necessárias e solucionar as inconsistências antes do envio.

Ao realizar esta etapa antecipadamente, é possível evitar a demora no ato de recebimento. Esse será o momento onde os profissionais devem se envolver exclusivamente na conferência física do produto, apontando, se for o caso, problemas relacionados à quantidade e qualidade.

Outra dica importante é que o local onde ocorre o recebimento das mercadorias deve estar muito bem organizado e ter rotinas estabelecidas, como por exemplo: recebimento físico ocorre no período da manhã, recebimento fiscal e avaliação das notas recebidas eletronicamente no período da tarde.

Modernize o recebimento fiscal

É inevitável: processos manuais estão bem mais suscetíveis a erros. Para prevenir ou minimizar as inconsistências no recebimento de mercadorias, procure utilizar programas específicos para controlar as notas, evitar erros e agilizar a escrituração das notas fiscais.

O software vai verificar a integridade e autenticidade do documento recebido e armazenar arquivos XML´s de todas as notas recebidas. Além de ganhar agilidade, você acaba não perdendo dinheiro: sabia que a multa por arquivo não disponibilizado ao fisco quando intimado é de R$ 1.000 por arquivo?

O estado de Santa Catarina só exige a manifestação eletrônica sobre as notas eletrônicas de valores superiores a R$ 100.000. No entanto, com o auxílio do software é possível manifestar todas as notas recebidas, evitando transtornos com o fisco. O órgão tem intimado com frequência as empresas a comprovar a escrituração dos documentos fiscais, a pena é o recolhimento de 20% sobre o valor total da nota de multa por falta de escrituração. Também é possível evitar a utilização do seu CNPJ por empresas que emitem notas exclusivamente para compensação de títulos.

Sua empresa ainda não tem a segurança que precisa no gerenciamento do recebimento das mercadorias? Fique de olho nesses itens e conte com parceiros especialistas no assunto.

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