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Como evitar erros ao gerar um arquivo de SPED Fiscal em sua empresa?

por Grupo Meta • 29/04/2016 • 10:50

Como evitar erros ao gerar um arquivo de SPED Fiscal em sua empresa?A Receita Federal, depois da implantação do SPED Fiscal, encontrou uma maneira mais efetiva de fiscalizar e, consequentemente, de multar e aplicar sanções às empresas no Brasil. Com o cruzamento de informações recebidas, ficou mais rápido para os órgãos fiscalizadores identificarem inconsistências nas informações digitalizadas que são enviadas diariamente aos servidores governamentais. Erros ou falta de preenchimento em alguns blocos obrigatórios do SPED Fiscal estão entre as falhas mais cometidas, além da Escrituração Contábil Digital (ECD) e da Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Como funcionam as multas?

A partir do momento que os computadores governamentais identificam qualquer inconsistência com relação aos dados enviados pelas empresas contribuintes, uma notificação, que pode ser física ou eletrônica, é enviada para elas, estipulando o prazo para apresentação de documentos que comprovem que tal inconsistência não possui fundamento.

Caso a empresa não os apresente, é aplicada sanção que varia de 10% a 200% do valor devido, além do procedimento judicial ordinário, quando for aplicável. O prejuízo pode ser bem grande, pois se a inconsistência for recorrente, os valores podem chegar ao ponto de inviabilizarem a continuidade operacional.

Como evitar as multas?

Não há fórmula mágica para que as multas e as sanções sejam evitadas. Um dos grandes problemas da legislação (ou das legislações) tributária no Brasil é que mudanças ocorrem praticamente todos os dias.

O pessoal responsável pela análise e processamento das informações dentro dos sistemas de gestão das empresas não possui tempo hábil para validar os procedimentos devido à quantidade de novas regulamentações que sempre são colocadas em vigor.

O resultado é que, por muitas vezes, alguns procedimentos vão sendo realizados e somente quando ocorrer uma fiscalização é que a empresa notará que estava fazendo algo errado ou em desacordo com a legislação vigente.

Outro problema é de ordem sistêmica. Vejamos um exemplo fazendo uma analogia com a pessoa física. Todos os anos, as pessoas precisam preencher e enviar suas declarações de imposto de renda. Logo no momento do envio, se você preencher os dados do recibo do ano anterior de maneira equivocada ou o título de eleitor com número diferente, o envio não é completo e um aviso deixa claro que não será enviado por inconsistência nas informações apresentadas.

No caso das pessoas jurídicas, isso não ocorre. Pode ser por causa do volume de informações ou por outro conjunto de razões, mas o fato é que diversas obrigações vão sendo entregues ao governo e nenhuma confirmação de que estão certas é enviada para o contribuinte. Basta o PVA estar correto que a assinatura será validada e o envio será finalizado. Apenas se descobrirá que algo estava fora do previsto quando for recebida uma notificação da Receita Federal e restar pouquíssimo tempo para averiguar o que houve de errado.

Procedimentos operacionais para elevar os controles

Para se pagar menos multas ou para não pagá-las, é importante que todas as legislações utilizadas na geração das informações sejam guardadas eletronicamente como suporte para futuras fiscalizações, além de centralizar todos os documentos eletrônicos enviados aos organismos governamentais em um único local com cópias virtuais disponíveis como alternativa de consulta.

Isso facilitará o trabalho de coleta de dados para apresentar imediatamente após uma eventual notificação de transgressão de ordem tributária que tenha sido recebida.

Para estas situações, o ideal é que se realize treinamento constante sobre os procedimentos de preenchimento, buscando ao máximo a identificação e o registro de possíveis erros. Esse registro auxiliará nos trabalhos do dia a dia.

Outra solução eficaz é a realização de uma auditoria fiscal, a qual deverá ser realizada antes da implementação de qualquer prática para evitar o pagamento de multas. Ela terá o objetivo de verificar e readequar os sistemas e procedimentos para ajustá-los às normas governamentais. A auditoria fiscal trará uma nova forma de se preparar os documentos fiscais, pois normalmente os envios serão precedidos de uma segunda análise documental, realizada para validar a primeira confecção e atestar as informações antes do envio para o governo.

A depender dos prazos e dos tipos de informações que são enviadas, nem sempre será possível que se faça essa segunda validação para todos os envios, mas os mais sensíveis, ou seja, aqueles que mais podem ser prejudiciais para as empresas contribuintes em razão dos valores das multas, devem receber esta segunda validação antes do envio.

O SPED Fiscal na prática

Dentro de toda empresa, a implantação do SPED Fiscal deve ser antecipada por uma grande reorganização interna. As premissas que têm de ser seguidas pelas empresas precisam atender aos padrões do governo, o que trará benefícios de ordem financeira para a empresa no longo prazo pela não necessidade de pagamento de multas.

Devem-se manter os registros tanto contábil quanto fiscal totalmente formais e ligados entre si. Os procedimentos internos de preenchimento e validação de informações devem fazer parte da nova cultura da empresa, pois todos os trabalhos realizados irão para um único banco de dados e alimentarão os sistemas do governo na sequência.

O que muitos gestores também ainda pensam é que a internet e os computadores com seus recursos atrasam o trabalho. A informatização é necessária e fundamental para o sucesso no envio de documentos para o governo.

Também não adianta contar com falhas dentro dos sistemas governamentais para ter os erros encobertos. Da mesma forma que, para as empresas, a informatização é fundamental, para a Receita Federal isso é mais do que básico. Portanto, deve-se ter o conhecimento de que o poder de processamento de dados do governo é gigantesco, permitindo milhões de análises por hora, deixando quase impossível que se passe sem ser percebido um erro de procedimento.

Deve-se investir em pessoal, em treinamentos e em difusão interna dos conhecimentos adquiridos. Não basta ter apenas uma pessoa com elevado conhecimento tributário e sobrecarregá-la com análises finais. É importante que esse conhecimento seja multiplicado para todos os funcionários, fazendo com que todos elevem o nível de excelência operacional, trazendo benefícios para toda a empresa no longo prazo. Muitas empresas conseguem reconhecer quando não conseguem dar conta dessa demanda sozinha, por isso, contratam uma empresa especializada para cuidar desses trâmites.

Com estes procedimentos realizados com relação ao SPED Fiscal, o setor financeiro da sua empresa só terá a agradecer, pois o capital de giro apenas será consultado quando for necessário. Os gestores devem ter consciência do papel que os recursos humanos terão nestes procedimentos de ajustes às normas do SPED Fiscal. Dessa forma, clique aqui para identificar o que temos disponível para melhorar os arquivos SPED de sua empresa.

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