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Gestão de Notas Fiscais Eletrônicas: conheça 5 vantagens

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Fundamental para comprovar as receitas das empresas e mantê-las em boa ordem, a gestão das notas fiscais é tida como uma tarefa “árdua” para a maioria das empresas. Continue a leitura e entenda como a automatização deste processo traz uma série de benefícios às organizações.

 

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi desenvolvida como forma de substituição aos modelos impressos de notas fiscais em papel. Tanto para as empresas que precisavam emiti-las, quanto para os clientes,  a opção digital trouxe muito mais praticidade e economia, além de ser ecológico.

 

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?



Podemos definir a NF-e como sendo um documento de existência apenas digital, representado por um arquivo digital de formato XML, emitido e armazenado eletronicamente com o objetivo de documentar para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre duas partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente e a autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.

 

Por que a gestão das NFes é importante?


Hoje, a utilização das Notas Fiscais Eletrônicas é uma realidade nas empresas, uma vez que facilita o armazenamento obrigatório no período de 5 anos após a data de emissão de cada documento. Entretanto, caracterizado pelo alto volume de notas emitidas e recebidas de terceiros, há uma certa dificuldade em mantê-las e, sobretudo, gerenciá-las. Veja a seguir cinco razões para automatizar a gestão das NFes:

 

Economia no armazenamento


As empresas que emitem e recebem um grande volume de notas economizam porque não precisam mais de um profissional para gerir as notas. Além disso, com o armazenamento em nuvem, também são dispensadas as despesas com espaço, mobília e manutenção dos documentos.


Acesso a qualquer hora e de qualquer lugar


Com o armazenamento online, as Notas Fiscais Eletrônicas podem ser consultadas a qualquer momento e de qualquer dispositivo, precisando apenas do login e senha. Isso ajuda, não somente na organização, mas na comunicação entre empresa e contabilidade.


Localização de informações


Com tantos documentos fiscais dentro de uma empresa, às vezes é difícil encontrar determinadas informações. Com a gestão automatizada, leva apenas alguns segundos. A organização fica mais simples e segura com a separação das notas em pastas virtuais.


Validação garantida


Com as NFes, o controle pelo Fisco ficou muito mais fácil, já que para gerar as notas eletrônicas, é necessário uma assinatura digital e uma autorização de uso. Desse modo, a Secretaria da Fazenda, responsável por essa conferência podem acessar a nota fiscal na íntegra, simultaneamente no momento em que ela foi gerada.

 

Integração com os principais ERPs


Ter uma plataforma que gerencie as notas eletrônicas ajuda na ponte entre empresa, contador e fisco. Além disso, facilitam o compartilhamento de arquivos em DANFe, XML, ZIP e Excel, compatíveis com todos os principais sistemas para gestão empresarial (ERP).

 

Qual a diferença entre NF-e e DANFE?


O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma versão simplificada da NF-e, que contém algumas informações importantes não estão incluídas por lá, como por exemplo a chave de acesso, além de informações relacionadas ao remetente e ao destinatário do produto. É tido como uma grande ajuda à contabilidade no que diz respeito à escrituração da operação, mas não tem validade jurídica.


Quais os requisitos mínimos para emissão da NF-e?


De acordo com a Secretaria da Fazenda, as empresas obrigadas e/ou interessadas em emitir Nota Fiscal Eletrônica deverão:

– ter acesso à internet;
– solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e de seus estabelecimentos na Secretaria da Fazenda;
– possuir certificação digital (emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);
– adaptar seu sistema de faturamento para emitir a NFe ou utilizar o “Emissor de NF-e” mantido gratuitamente pela SEFAZ/MA;
– testar seus sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da Fazenda, as quais desejar emitir NFe;
– obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão de NFe em ambiente de produção (com validade jurídica).

Como você viu, são muitas as vantagens para as empresas que fazem a gestão automatizada de Notas Fiscais Eletrônicas. Fazer o gerenciamento e armazenamento corretos das NFes em arquivos XML é fundamental para maior controle das finanças, uma vez que permite gastar menos tempo com tarefas repetitivas, podendo se dedicar à atividades mais importantes da empresa.

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