Contabilidade/Fiscal

4 dicas para otimizar a contabilidade da empresa em 2016

por Grupo Meta • 11/03/2016 • 09:03

4 dicas para otimizar a contabilidade da empresa em 2016A tarefa de manter a contabilidade em dia não é das mais simples. Não somente os registros devem ser feitos de maneira correta, mas também todas as obrigações tributárias e acessórias que fazem parte da pesada rotina contábil de qualquer empresa. Que tal manter toda a contabilidade da empresa dentro da normalidade durante o ano todo? É exatamente o que vamos ver agora com estas 4 ferramentas! Vamos lá?

Mantenha seu arquivo em ordem

São gerados muitos documentos? Saiba que uma boa organização dos arquivos, além de significar organização da empresa como um todo, pode gerar economia em multas ou sanções fiscalizatórias. Cada vez que a empresa for alvo de uma auditoria governamental, por exemplo, você poderá apresentar toda a documentação comprobatória, garantindo que está com tudo em dia.

Em longo prazo, isso faz com que este setor da empresa não seja encarado apenas como um simples depósito de papéis. Mantenha a organização, classificando o seu arquivo como se fosse um supermercado, com várias prateleiras e categorização dos documentos. Numere-os por tipo ou por procedimento. Quando você precisar deles, eles estarão sempre à mão.

Para gerenciar os arquivos com usuários múltiplos, utilize o Dropbox

Certamente sua empresa possui vários arquivos utilizados por múltiplos usuários, como planilhas de cálculos e procedimentos e outros documentos. Se você quer uma ferramenta confiável, pense em utilizar o Dropbox (ou ferramentas semelhantes), que tem uma versão gratuita, mas sem muitas funcionalidades para trabalho em equipe, mas possui a versão corporativa, com preços muito competitivos e que te permitirão gerenciar o acesso simultâneo de arquivos com segurança e agilidade.

Na versão paga é possível, por exemplo, limitar o acesso a um arquivo para usuários específicos, além de não permitir que alguns arquivos sejam copiados ou apagados. Além disso, ainda permite o acesso remoto a eles, sendo de muita utilidade quando algum funcionário estiver em viagem e precisar acessar os arquivos.

Que tal um arquivo eletrônico? O Doo.net é uma solução

Gostou do Dropbox e quer outra ferramenta para complementá-lo? Que tal utilizar o Doo.net como um complemento, uma espécie de arquivo virtual? Você pode digitalizar todos os arquivos de que você precisa ou simplesmente tirar foto deles, fazer o upload para a plataforma e é possível sincronizá-la com o Dropbox ou com o Google Drive.

Para este aplicativo, também há uma versão grátis, com menos recursos, e uma versão paga com valores justos. Ele é utilizado por uma grande quantidade de empresas líderes de setor, principalmente dos Estados Unidos.

Utilize um sistema de gestão online

Organizar todos os setores de uma empresa apenas com planilhas não é simples e talvez nem seja possível. O trabalho fica mais organizado quando desempenhado de maneira separada, mas é necessário que toda empresa tenha um sistema centralizador das informações consolidadas, um sistema de gestão online.

Ele permite que usuários sejam criados com níveis diferentes de acesso e autoridade, o que garante a segurança dos dados 24 horas por dia. Os preços também são proporcionais ao tamanho da empresa, ou seja, quanto menor for a estrutura a ser gerenciada, menores serão os valores.

Está esperando o que para melhorar a rotina da contabilidade da empresa? Acesse aqui e veja o que o Grupo Meta possui para otimizar a contabilidade da sua empresa!

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