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Sem erros: 5 dicas de ouro para gerir a folha de pagamento na sua empresa

por grupometa • 02/05/2017 • 13:52

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Quando pequenas ou médias empresas começam a crescer e aumentam seu quadro de funcionários, a gestão de folha de pagamento pode se tornar algo bastante complexo.

Já se foi o tempo em que os patrões podiam contar com a dependência de seus funcionários para justificar atrasos e outros problemas no pagamento de salários e benefícios. Atualmente, as organizações estão mais avançadas e consideram os seus colaboradores verdadeiros parceiros de negócios, não podendo deixar de dar a eles o merecido valor.

Para ajudar você nessa missão de administrar os processos que envolvem a folha de pagamento, separamos 5 dicas que devem ser colocadas em prática em seu negócio para reduzir ou eliminar problemas decorrentes de obrigações com funcionários. Confira:

1. Constitua uma reserva de contingência

Uma reserva de contingência é utilizada para cobrir possíveis danos com eventos imprevistos e inesperados, tais como desastres naturais.

Adotar uma reserva de contingência em sua empresa também pode ajudar em situações inesperadas, como um aumento repentino na mão de obra, decorrente de uma nova demanda de trabalho, ou simplesmente para dar liberdade para demitir os funcionários que estão com desempenho abaixo do esperado. Mesmo em momentos de crise econômica ou alguma outra dificuldade é importante se organizar para as eventualidades e procurar se prevenir sempre.

Tudo isso sem comprometer as finanças do seu negócio!

2. Tenha uma conta bancária exclusiva

Sua empresa precisa ter uma conta bancária exclusiva para gerir os pagamentos de salários e demais custos que envolvam a folha de pagamento.

Uma conta bancária dedicada para o pagamento da folha traz dois benefícios diretos:

  • Em casos de fiscalização, ou simplesmente na necessidade de comprovação de qualquer pagamento, você não precisa pesquisar em várias contas para descobrir em qual delas eles foram realizados;
  • O gestor poderá ter uma visão realista de quais são os custos envolvidos na remuneração de seus empregados.

3. Realize provisão de férias e 13º

Há uma diferença pontual entre uma provisão e uma reserva de contingência. No caso de provisionamentos, o gestor sabe que existirá a despesa e quando vai ocorrer, o que proporciona o poder de previsão e planejamento.

Já a reserva é mantida exclusivamente para situações de emergência e não planejadas, isto é, pode ou não ser usada durante todo o ano.

No caso do 13º salário e férias, a melhor prática a ser adotada é considerá-los como custos ou despesas que ocorram em uma base mensal, ou então, definir um percentual de provisionamento, considerando possíveis sazonalidades.

Em qualquer caso, o importante é nunca recorrer a empréstimos bancários para cobrir esses valores.

4. Defina faixas salariais da folha de pagamento

Algumas empresas utilizam uma estrutura fixa de cargos e salários. Isso ajuda a definir faixas salariais que servirão como uma base de cálculo comum a diversos funcionários. Essa prática auxilia no controle de alterações e atualizações no valor total da folha de pagamento.

Além disso, esse modo de organização contribui  na atualização das despesas com a folha, que poderá ocorrer ao término de cada ano, ou quando houver a necessidade, em que são feitos os reajustes de salários ou  funções.

5. Use e abuse da tecnologia

A utilização de sistemas de cálculo e gerenciamento da folha de pagamento é algo fundamental na gestão de funcionários de uma empresa.

Com o grande número de obrigações que rondam os processos de manutenção de funcionários, tornou-se crucial que as empresas tenham bons sistemas para executar esse trabalho de maneira rápida, integrada e confiável.

Além disso, as empresas podem contar com serviços de armazenamento de documentos digitais. Recibos de pagamento, guias pagas, termos de rescisão contratual, todos esses documentos podem ser digitalizados e arquivados em servidores na nuvem.

Essa prática reduz consideravelmente os gastos com armazenamento de documentos.

Gostou de saber mais sobre como gerenciar melhor a folha de pagamento de sua empresa? Quer ficar por dentro de outros assuntos essenciais para o crescimento do seu negócio? Acompanhe nossos perfis nas redes sociais e não perca nenhuma novidade: estamos no Facebook, LinkedIn e Twitter!

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