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Folha de pagamento: 5 dicas para fazê-la

por Grupo Meta • 09/07/2015 • 09:33

Folha de pagamento: 5 dicas para fazê-laA folha de pagamento transforma os dados dos seus colaboradores em informações contábeis, por isso, o seu preenchimento deve ser feito com o máximo de precisão para que não haja descontos desnecessários no pagamento líquido e demais descontos desse trabalhador e nem o registro incorreto de informações que possam prejudicar sua empresa.

Selecionamos a seguir 5 dicas para ajudar você a elaborar suas folhas de pagamento e evitar surpresas desagradáveis na gestão do seu negócio.

Escolha um sistema de registro

Não existe um modelo específico para o registro das informações dos funcionários na folha de pagamento, mas mesmo as pequenas empresas têm aderido ao uso de softwares de gestão, pois, além de permitir a inserção de uma grande quantidade de dados, eles são mais fáceis de serem utilizados do que as planilhas tradicionais. Seja a planilha ou o software, o importante é que você adapte esse sistema de registro de dados de acordo com as necessidades da sua empresa.

Verifique o lançamento de horários

Para que as folhas de pagamento sejam processadas, você precisa ter à disposição um registro das horas trabalhadas por cada colaborador de sua empresa. Esses dados da jornada de trabalho são utilizados no cálculo salarial e de outros benefícios como o pagamento de hora extra e adicional noturno, descanso semanal remunerado, banco de horas etc.

Defina um registro de ponto

De acordo com a lei, caso sua empresa possua mais de 10 funcionários, o registro de ponto é obrigatório. Essa marcação pode ser feita manualmente por meio de relógio ou cartão de ponto ou eletronicamente, via cartão magnético ou impressão digital. A vantagem da utilização de pontos eletrônicos é que eles realizam cálculos e relatórios, apresentando os descontos e vencimentos, facilitando a elaboração da folha de pagamento da sua empresa. No caso de lançamento manual é importante que você e seu contador escolham um método para o lançamento ao mesmo grupo de funcionários.

Não se esqueça que independentemente do tipo de controle de ponto utilizado, é necessária a assinatura de seu colaborador para que ele verifique os horários de entrada, saída, hora extra, entre outros.

Fique atento às variações salariais

Lembre-se de que existem algumas variações que fazem parte da rotina de toda empresa e que acabam influenciando em sua folha de pagamentos, como, por exemplo, rescisões de contratos, horas extras, descontos com previdência social, admissões e 13º salário. Por isso, é essencial que sua empresa realize um bom controle de caixa para que as variações que podem eventualmente acontecer em sua folha de pagamento não causem dores de cabeça ao final do mês.

Destine uma conta para o pagamento da folha de pagamento

Uma medida importante é que sua empresa tenha uma conta bancária exclusiva para o pagamento da folha de pagamento de seus colaboradores. Essa solução tem, pelo menos, duas vantagens. A primeira é a distinção dos gastos salariais de outras contas do negócio e a outra é a facilidade que a conta separada oferece caso seja necessária a comprovação de dados durante uma fiscalização.

Como você percebeu acima, existem muitos cuidados que são essenciais para fazer um bom gerenciamento da folha de pagamento. Mas sabemos muitas vezes que o RH fica sobrecarregado com diversas funções e o que é pior: ao ter um foco muito grande na folha, pode deixar de lado sua principal função, que é reter talentos.

O Grupo Meta tem mais de 20 anos de experiência no mercado e pode assumir toda a folha de pagamento da sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais!

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